Jedno rozwiązanie zamiast dziesięciu napraw.

„Tymczasowo” na stałe. Ile firmę kosztują prowizoryczne rozwiązania?

W wielu firmach istnieją rozwiązania, które miały działać przez kilka dni, a pozostają na miejscu przez kilka lat. Urządzenie przytrzymane opaską, moduł schowany w przypadkowym pudełku, osłona wykonana „na szybko”, przewód przeprowadzony przez otwór wywiercony tam, gdzie akurat było miejsce.

Takie rozwiązania często spełniają swoją podstawową funkcję. Problem polega na tym, że firma zwykle ocenia je wyłącznie przez pryzmat jednego pytania: czy to nadal działa?

To za mało.

W praktyce prowizorka może być sprawna, a jednocześnie generować koszty przy każdej regulacji, wymianie baterii, kontroli, naprawie lub zmianie pracownika. Koszty te są rozproszone, dlatego rzadko pojawiają się w jednym miejscu w księgowości. Widać je dopiero wtedy, gdy spojrzymy na cały proces.

Najdroższe nie zawsze jest to, co się zepsuło

Załóżmy, że prosta czynność serwisowa powinna trwać dwie minuty. W praktyce zajmuje piętnaście, ponieważ najpierw trzeba zdemontować osłonę, odkręcić przypadkowe mocowanie, uważać na przewody, a następnie ponownie ustawić urządzenie w odpowiedniej pozycji.

Jednorazowo nie brzmi to poważnie. Jeżeli jednak podobny serwis wykonuje się co miesiąc na kilkunastu stanowiskach, firma traci wiele godzin pracy rocznie. Do tego dochodzi ryzyko uszkodzenia, pomyłek montażowych oraz przestojów wynikających z tego, że tylko jedna osoba wie, jak całość poprawnie rozebrać.

Dlatego warto rozróżnić trzy rodzaje kosztów:

• koszt samej awarii - uszkodzony element, naprawa lub wymiana,
• koszt obsługi - czas potrzebny na dostęp, demontaż, montaż i kontrolę,
• koszt powtarzalności - każdorazowe rozwiązywanie tego samego problemu od początku.

W wielu przypadkach największy nie jest koszt części, lecz koszt chaosu wokół niej.

Prowizorka może działać poprawnie i nadal być złym rozwiązaniem

Nie każde rozwiązanie tymczasowe jest błędem. W sytuacji awaryjnej liczy się szybkie przywrócenie działania. Problem zaczyna się wtedy, gdy rozwiązanie awaryjne staje się standardem, mimo że nie było projektowane do codziennego użytkowania.

Najczęściej pojawiają się wtedy cztery problemy.

Utrudniony serwis. Dostęp do baterii, przycisków, regulatorów lub przewodów wymaga rozbierania większej części urządzenia niż powinien.

Brak jednoznacznego montażu. Element można założyć na kilka sposobów, a poprawna pozycja zależy od doświadczenia pracownika.

Niewystarczająca ochrona. Obudowa lub osłona istnieje, ale nie chroni przed najczęstszym kierunkiem uderzenia, przypadkowym naciskiem lub zabrudzeniem.

Brak powtarzalności. Każde stanowisko zostało poprawione inaczej, więc firma nie ma jednego sposobu obsługi i jednego zestawu części zamiennych.

Takie problemy zwykle nie zatrzymują pracy od razu. Powodują jednak, że każda kolejna czynność trwa dłużej, a każda naprawa zwiększa ryzyko następnej.

Najpierw trzeba przeanalizować sposób użytkowania

W przypadku wyposażenia firmowego nie wystarczy wykonać elementu, który mieści się w zadanej przestrzeni. Sama zgodność wymiarowa nie oznacza jeszcze, że rozwiązanie będzie dobre.

Przed rozpoczęciem projektu analizujemy przede wszystkim sposób pracy urządzenia:

• kto i jak często będzie je obsługiwał,
• które elementy muszą pozostać dostępne,
• czy potrzebny jest dostęp bez użycia narzędzi,
• jak często wymieniane są baterie, przewody lub podzespoły,
• w jaki sposób urządzenie jest wyjmowane,
• czy użytkownik może przypadkowo zmienić ustawienia,
• z jakiego kierunku występują uderzenia lub nacisk,
• czy urządzenie pracuje w kurzu, wilgoci, podwyższonej temperaturze lub w pobliżu środków chemicznych.

Te informacje mają większe znaczenie niż sam wygląd. Dobrze zaprojektowana obudowa może być wizualnie prosta, ale powinna prowadzić użytkownika do prawidłowej obsługi i ograniczać możliwość popełnienia błędu.

W praktyce czasami wystarczy zmiana położenia otworu, dodanie niewielkiego luzu, wyprofilowanie miejsca na palec albo przesunięcie punktu podparcia. Są to drobne różnice, ale właśnie one decydują, czy element będzie wygodny w codziennej pracy.

Jedna część czy firmowy standard?

Jeżeli problem dotyczy jednego urządzenia, najczęściej wystarczy wykonanie pojedynczego rozwiązania. Jeżeli jednak podobny sprzęt pracuje w kilku lokalizacjach lub na wielu stanowiskach, warto spojrzeć szerzej.

Zamiast kolejnych napraw można przygotować jeden standard obejmujący:

• jednakowy sposób montażu,
• stały dostęp do elementów serwisowych,
• ustalone miejsce prowadzenia przewodów,
• powtarzalny sposób otwierania i zamykania,
• jednakowe części zapasowe,
• czytelną instrukcję obsługi i wymiany.

Dla firmy oznacza to mniej improwizacji. Pracownik nie musi za każdym razem zastanawiać się, jak rozebrać urządzenie. Serwis wie, czego się spodziewać. Dział zakupów nie szuka przypadkowych zamienników. Kierownik może przewidzieć czas obsługi.

Standaryzacja ma szczególną wartość w firmach posiadających wiele podobnych stanowisk, punktów usługowych, automatów, urządzeń kontrolnych, sterowników lub elementów wyposażenia.

Nie zawsze warto kopiować oryginał

Przy wykonywaniu elementu dla firmy często pojawia się oczekiwanie, aby nowa część była możliwie wierną kopią starej. Nie zawsze jest to najlepsze rozwiązanie.

Oryginalny element mógł być projektowany pod produkcję wielkoseryjną, konkretną formę, minimalne zużycie materiału albo szybki montaż na linii produkcyjnej. Te założenia nie muszą mieć znaczenia przy wykonywaniu niewielkiej serii dla konkretnego użytkownika.

Czasami lepsze jest uproszczenie geometrii, zwiększenie grubości ścianki, zmiana mocowania albo dodanie łatwiejszego dostępu serwisowego. W innym przypadku warto zachować elastyczność konstrukcji, aby po zmianie modelu urządzenia można było wymienić tylko wewnętrzną wkładkę, a nie całą obudowę.

Celem nie jest więc odtworzenie każdego szczegółu. Celem jest uzyskanie rozwiązania, które będzie lepiej dopasowane do rzeczywistego sposobu pracy.

Jak ocenić opłacalność takiego projektu?

Najczęstszym błędem jest porównywanie kosztu nowego elementu wyłącznie z ceną zakupu gotowej obudowy lub nowego urządzenia. W firmie trzeba uwzględnić znacznie więcej czynników.

Warto odpowiedzieć na kilka pytań:

• ile razy w roku problem się powtarza,
• ile urządzeń lub stanowisk go dotyczy,
• ile trwa każda interwencja,
• ile kosztuje godzina pracy osoby wykonującej serwis,
• czy awaria powoduje przestój,
• czy niewłaściwa obsługa może uszkodzić droższy podzespół,
• czy części są nadal dostępne,
• jak długo firma planuje korzystać z danego wyposażenia.

Jeżeli rozwiązanie skraca serwis o kilka minut, ale występuje na wielu stanowiskach i jest obsługiwane regularnie, inwestycja może zwrócić się szybciej, niż wynikałoby to z ceny samej części.

W przedsiębiorstwach liczy się nie tylko koszt wykonania. Liczy się także przewidywalność.

Prosty audyt, który można wykonać we własnej firmie

Dobrym punktem wyjścia jest krótki przegląd miejsc, w których zastosowano rozwiązania tymczasowe. Nie chodzi o to, aby od razu przebudować wszystko. Warto najpierw znaleźć te sytuacje, które najczęściej powodują problemy.

Należy zwrócić uwagę na urządzenia, które:

• są zamocowane opaskami, taśmą, klejem lub przypadkowymi śrubami,
• trzeba częściowo rozbierać przy każdej wymianie baterii,
• mają łatwo dostępne przyciski, których nie powinien używać każdy pracownik,
• regularnie przesuwają się lub zmieniają położenie,
• są narażone na uderzenia, ale nie mają odpowiedniej osłony,
• wyglądają inaczej na każdym stanowisku,
• wymagają wiedzy konkretnej osoby, aby je poprawnie otworzyć,
• powodują regularne, choć krótkie przestoje.

Następnie warto nadać priorytet tym problemom, które występują często, dotyczą wielu stanowisk albo wpływają na bezpieczeństwo i ciągłość pracy.

Co przygotować przed rozpoczęciem współpracy?

Najbardziej użyteczne zapytania nie zawierają wyłącznie zdjęcia uszkodzonego elementu. Znacznie ważniejszy jest opis całego procesu.

Firma powinna przygotować:

• zdjęcia urządzenia i miejsca montażu,
• informację, co obecnie sprawia problem,
• opis sposobu obsługi i serwisowania,
• liczbę urządzeń lub stanowisk,
• przybliżone wymiary,
• informację o warunkach pracy,
• opis najczęstszych uszkodzeń,
• informację, czy potrzebny jest prototyp, pojedyncza sztuka czy mała seria.

W wielu projektach najlepszym rozwiązaniem jest dostarczenie całego urządzenia. Pozwala to sprawdzić dopasowanie, dostęp do przycisków, sposób montażu oraz możliwość bezpiecznego demontażu.

Na tej podstawie można przygotować pierwszą wersję, przeprowadzić próbny montaż, zebrać uwagi użytkownika i dopiero później wykonać kolejne sztuki.

Nasza rola nie kończy się na wykonaniu części

Przy współpracy z firmami najważniejszy jest dla nas nie sam kształt elementu, ale sposób, w jaki ma on funkcjonować w codziennej pracy.

Analizujemy montaż, dostęp serwisowy, powtarzalność, warunki użytkowania i ryzyko przypadkowego uszkodzenia. Jeżeli problem występuje na wielu stanowiskach, możemy przygotować rozwiązanie, które będzie możliwe do powielania i stosowania w kolejnych lokalizacjach.

W zależności od potrzeb współpraca może obejmować:

• opracowanie konstrukcji na podstawie urządzenia lub uszkodzonego elementu,
• przygotowanie prototypu,
• test montażowy,
• wprowadzenie poprawek po próbach,
• wykonanie krótkiej serii,
• zachowanie projektu na potrzeby kolejnych zamówień.

Nie każde rozwiązanie tymczasowe trzeba natychmiast usuwać. Warto jednak sprawdzić, czy jego dalsze stosowanie nie kosztuje firmy więcej, niż przygotowanie jednego, przemyślanego standardu.

Jeżeli ten sam problem powraca, dotyczy kilku urządzeń albo za każdym razem jest rozwiązywany inaczej, prawdopodobnie nie jest to już pojedyncza usterka. To proces, który warto uporządkować.